Smlouva o zpracování osobních údajů

uzavřená mezi:

[Název firmy]
se sídlem [ulice a č.p., PSČ, město]
IČ: [IČ]
(dále jen „Správce“)

SobIT Defence & Technology, s.r.o.
se sídlem Dlouhá 730/35, Staré Město, 110 00 Praha 1
IČ: 06602592 (dále jen „Zpracovatel“)

(dále společně jen „Smluvní strany”)

Preambule

(A) Dnem vytvoření uživatelského účtu na webových stránkách www.sobitcashdesk.cz se Zpracovatel zavázal poskytnout Správci přístup k využívání pokladního systému SOBIT cashdesk (dále jen „Služby“).

(B) Řádné poskytování Služeb vyžaduje mimo jiné i zpracování osobních údajů zákazníků a zaměstnanců Správce (dále jen „Osobní údaje“), které bude pro Správce provádět Zpracovatel.

S ohledem na výše uvedené Smluvní strany uzavírají v režimu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení”) a ve spojení se zákonem o zpracování osobních údajů následující smlouvu o zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva“).

I. Předmět Smlouvy

1.1 Předmětem této Smlouvy je úprava vzájemných práv a povinností Smluvních stran při zpracování Osobních údajů, které Zpracovatel získá v souvislosti s poskytováním svých Služeb.

II. Podmínky zpracování Osobních údajů

2.1 Účelem zpracování Osobních údajů je plnění práv a povinností v souladu s poskytováním Služeb a s obecně závaznými právními předpisy.

2.2 Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

2.3 Zpracovatel se zavazuje pro Správce zpracovávat osobní údaje v tomto rozsahu:

a) běžné osobní údaje;
b) zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 Nařízení.

2.4 Zpracováním Osobních údajů ve smyslu této Smlouvy se rozumí zejména jejich shromažďování, ukládání na nosiče informací, používání, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace s využitím manuálních a automatizovaných prostředků (např. specializovaného softwaru pro vedení účetnictví) v rozsahu nezbytném pro zajištění řádného poskytování Služeb.

2.5 Osobní údaje budou zpracovány po dobu poskytování Služeb s tím, že ukončením poskytování Služeb zaniká i tato Smlouva. Ukončením této Smlouvy nezanikají povinnosti Zpracovatele týkající se bezpečnosti a ochrany Osobních údajů až do okamžiku jejich protokolární úplné likvidace či protokolárnímu předání jinému zpracovateli.

2.6 Smluvní strany se dohodly, že zpracování Osobních údajů na základě této Smlouvy bude bezplatné, přičemž Zpracovatel nemá nárok na náhradu nákladů spojených s plněním této Smlouvy. Tím není dotčen nárok Zpracovatele na odměnu za poskytování Služeb.

2.7 Zpracovatel pro plnění Služeb využívá služeb subdodavatelů, zejména poskytovatele mailingových a hostingových služeb a souborových uložišť (osobní údaje mohou být ukládány v 3. zemích). Zpracovatel zajistil, že všichni subdodavatelé plní veškeré povinnosti na ochranu osobních údajů vycházejících z Nařízení.

III. Povinnosti Smluvních stran

3.1 Správce je při plnění této Smlouvy povinen:

a) zajistit, že Osobní údaje budou zpracovány vždy v souladu s Nařízením a zákonem o zpracování osobních údajů, že tyto údaje budou aktuální, přesné a pravdivé, jakož i to, že tyto údaje budou odpovídat stanovenému účelu zpracování;
b) přijmout vhodná opatření, aby poskytl subjektům údajů stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků veškeré informace a učinil veškerá sdělení požadovaná Nařízením a zákonem o zpracování osobních údajů.

3.2 Zpracovatel je při plnění této Smlouvy povinen:

a) informovat Správce o zapojení dalšího zpracovatele Osobních údajů a umožnit Správci vznést proti takovému zapojení námitky. Zpracovatel musí zajistit, aby všichni subdodavatelé v postavení zpracovatele osobních údajů plnili veškeré povinnosti na ochranu osobních údajů vycházejících z Nařízení;
b) zpracovávat Osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce, včetně v otázkách předání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci;
c) zohledňovat povahu zpracování Osobních údajů a být Správci nápomocen pro splnění Správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů, jakož i pro splnění dalších povinností ve smyslu Nařízení;
d) zajistit, aby systémy pro automatizovaná zpracování Osobních údajů používaly pouze oprávněné osoby, které budou mít přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění zřízených výlučně pro tyto osoby;
e) zajistit, že jeho zaměstnanci budou zpracovávat Osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu Zpracovatelem stanoveném a odpovídajícím této Smlouvě;
f) na žádost Správce kdykoliv umožnit provedení auditu či inspekce týkající se zpracování Osobních údajů;
g) po skončení této Smlouvy protokolárně odevzdat Správci nebo nově pověřenému zpracovateli všechny Osobní údaje zpracované po dobu poskytování Služeb.

3.3 Smluvní strany jsou při plnění této Smlouvy povinny:

a) zavést technická, organizační, personální a jiná vhodná opatření ve smyslu Nařízení, aby zajistily a byly schopny kdykoliv doložit, že zpracování Osobních údajů je prováděno v souladu s Nařízením a zákonem o zpracování osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Osobním údajům a k datovým nosičům, které tyto údaje obsahují, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití, a tato opatření podle potřeby průběžné revidovat a aktualizovat;
b) vést a průběžně revidovat a aktualizovat záznamy o zpracování Osobních údajů ve smyslu Nařízení;
c) řádně a včas ohlašovat případná porušení zabezpečení Osobních údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů a spolupracovat s tímto úřadem v nezbytném rozsahu;
d) navzájem se informovat o všech okolnostech významných pro plnění předmětu této Smlouvy;
e) zachovávat mlčenlivost o Osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Osobních údajů, a to i po skončení této Smlouvy;
f) postupovat v souladu s dalšími požadavky Nařízení a zákona o zpracování osobních údajů, zejména dodržovat obecné zásady zpracování osobních údajů, plnit své informační povinnosti, nepředávat Osobní údaje třetím osobám bez potřebného oprávnění, respektovat práva subjektů údajů a poskytovat v této souvislosti nezbytnou součinnost.

IV. Závěrečná ustanovení

4.1 Tato Smlouva a právní poměry z ní vzešlé a s ní související se řídí Nařízením a právními předpisy České republiky, zejména pak ustanoveními zákona o zpracování osobních údajů.

4.2 Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti okamžikem vytvoření uživatelského účtu na stránkách www.sobitcashdesk.cz

4.3 Správce souhlasí s těmito podmínkami zaškrtnutím souhlasu prostřednictvím internetového formuláře při vytváření uživatelského účtu. Zaškrtnutím souhlasu Správce vyjadřuje, že si tuto Smlouvu přečetl, že s ní souhlasí a že ji v celém rozsahu akceptuje.

4.4 Zpracovatel je oprávněn tuto Smlouvu změnit. Zpracovatel je povinen bez zbytečného odkladu zveřejnit novou verzi Smlouvy na svých internetových stránkách, popř. zašle novou verzi Správci na jeho e-mailovou adresu.

Poslední aktualizace Smlouvy: 16.10.2024